Privacyreglement van The Second Voices

The Second Voices is een vereniging met een bestuur bestaande uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en 2 leden.
De organisatorische werkzaamheden worden verricht door de secretaris. De eindverantwoording ligt bij het bestuur.
De dirigent en het bestuur stellen het repertoire en het programma van de optredens vast.
De secretaris is tevens Functionaris Gegevensbescherming (FG) en een Privacy Impact Assessment (PIA) wordt niet nodig geacht omdat alleen contactgegevens verzameld worden en geen persoonskenmerken.
 
1. Ledenlijst :    staat op een Wordbestand in de PC van de secretaris met daarin de volgende gegevens:
                           a.  Ledenadministratie
                                Stemsoort, naam, adres, woonplaats, telefoonnr., e-mailadres en geboortedatum van de leden.
                                Op verzoek van de dirigent heeft ieder een pasfoto ingeleverd bedoeld als "smoelenboek".
 
                                Vastleggen van de adresgegevens is noodzakelijk ivm bereikbaarheid in geval van ziekte of om met elkaar mee te rijden.
                                Geboortedatum wordt vastgelegd om aandacht aan verjaardagen te schenken.
 
                            b. Kasboek    in beheer van de penningmeester.
                                 Naam, IBAN-rekeningnr., ontvangen bedrag, naam crediteur, w.o. dirigent, betaalde bedrag.
                                 Doel: overzichtelijk bijhouden van alle gegevens die nodig zijn om het koor te laten functioneren.
              
                                 Fysieke plaats: PC secretaris (a.)  en penningmeester (b.)
                                 Toegang:  idem
                                 Toestemming en correctie: Eenmaal per jaar wordt rekening en verantwoording afgelegd aan de leden van het koor.
                                 Beveiliging en verstrekken van gegevens aan derden:
                                 De PC's van de secretaris en van de penningmeester zijn beveiligd met de standaardbeveiliging van Windows, de update hiervan verloopt                                      automatisch. Bovendien is op de PC van de secretaris AVG Antivirus geinstalleerd.
 
2. Website:              www.thesecondvoiceszwolle.nl       Alleen de gegevens en het tfn.nr en (email)adres van de secretaris worden op de website vermeld en                                      het rekeningnr. van het koor ivm aanmelding nieuwe leden.